大容量ファイル転送ソフト、
操作性を重視することで得られる3つのメリット

大容量、セキュリティ、高速性などファイル転送ソフトに求められる機能はさまざまありますが、つい見落とされがちなのが操作性です。いくら多彩な機能があっても、誰もが簡単に扱えなければ、業務効率の低下や操作ミスによる情報漏えいなどのデメリットが生じる可能性があります。今回はファイル転送ソフトの選択時に、操作性を重視することで得られるメリットについてご紹介します。

新聞やテレビニュースなどで頻繁に報じられる情報漏えい問題。その原因のひとつとして宛名間違いや誤送信といった人的ミスがあります。日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2015年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書（※注）」によると、個人情報漏えいの原因ベスト3は以下のようになっています。/p>

• （1）
  紛失・置き忘れ　243件 （30.4%）
• （2）
  誤操作　206件 （25.8%）
• （3）
  管理ミス　144件 （18.0%）

• ※
  注：「2015年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書（2016年6月17日発表）」

ファイル転送ソフトを扱ううえで、個人情報漏えいの原因となる誤操作などを防ぐためには以下のような方法が考えられます。

• （1）
  ファイル転送時の確認作業を増やす　

  人的ミスは、慣れによる確認の不徹底も大きな原因のひとつです。そのため宛先、送信するファイルの内容などの確認作業を、送信時にしっかり行うことを徹底します。場合によっては2人体制でチェックするようにします。

• （2）
  従業員へのファイル転送ソフト研修の徹底　

  専門知識を持った一部の従業員のみが扱うようにすれば、人的ミスは起こりにくくはなります。しかしそれではその緊急の場合や必要なタイミングでファイル転送ができず、業務効率が著しく下がってしまいます。誰もが正確に扱えるよう、研修を定期的、徹底的に行う必要があります。

• （1）
  業務効率アップ　

  複雑な操作のファイル転送システムやソフトでは、専任者への依頼や多くの確認作業が必要です。誰もが扱える簡単操作のファイル転送ソフトであれば、依頼のためのやり取りや確認作業が減り、業務効率がアップします。

• （2）
  教育コストの削減　

  専門知識を必要としない誰もが簡単に扱えるファイル転送ソフトであれば、研修コストを大幅に削減できます。

• （3）
  情報漏えいリスク軽減　

  ファイル転送ソフトの扱いの難しさや属人性は、無用な人的ミスを引き起こす可能性があります。シンプルな操作性を持つファイル転送ソフトであれば、少なくとも操作ミスや管理ミスによる情報漏えいリスクは大幅に軽減できます。