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「HULFTプリセールスが語る」シリーズ1
イケてる「業務自動化」
取り組み事例

こんにちは、HULFTプリセールス担当です。

プリセールスとは、様々な商談でお客様に製品の活用シーンを紹介したり、お客様の要望を実現するために製品の活用方法や最適なシステム構成を案内するなど、技術面からお客様をサポートする仕事、と考えていただけると理解しやすいかと思います。

このように様々なお客様と接しているプリセールス担当から見て、「つなぐ技術」をうまく活用しているイケている取り組み事例について紹介します。

本日のテーマは「自動化」です。

世間では、働き方改革が結構話題になっていると思います。残業規制とかテレワークとか、働き方を見直そうという試みですが、ITで貢献できる働き方改革の1つとして「自動化」が注目されています。では、自動化で期待される効果とは何でしょうか?よく出てくるキーワードとして「コスト削減」がありますが、今のご時世では「人手不足」もかなり頭の痛い課題として数多く挙げられるようになってきています。ビジネスを成長させるには様々な新しい取り組みをする必要がありますが、人手が限られた中で新しいチャレンジをするには、既存の作業を省力化してマンパワーを確保できないか、といった悩みを多くの企業で抱えています。

ここでは、私どもの得意な「つなぐ技術」で人手に頼っていた業務を「自動化」させる利用シーンについて2つ紹介させていただきます。

乱立するシステムを「つなぐ技術」が負のスパイラルを解き放った

皆さんの会社でも様々な業務システムを導入されていると思います。会計システム、給与システム、販売管理システム、etc…。数多くのシステムの利用方法を習得するのも大変ですし、同じ情報を別のシステムにも入力するなど、もう少し楽にできないかと思うシーンはないでしょうか?

今回ご紹介する事例は、とある物流会社の取り組み例となります。

この会社も多数の業務アプリケーションを利用しており、担当者は多数の画面に別々で入力作業をしていました。こういった作業は単に手間がかかるだけではなく、入力ミスも発生しやすく、従業員のモチベーションも下がりやすいという負のスパイラルを引き起こしがちとなっていました。

これらの課題を解消するためのアプローチとして「つなぐ技術」を採用しました。ポイントは、①既存のシステムに手を入れることなく新たにシンプルな入力画面をクラウドサービスを利用して作成し、その後はシステムとシステムのデータをつなぐ②データ連携基盤を使って入力データを各システムに自動連携することにあります。この結果、入力の手間が大幅に軽減されただけではなく、入力ミスの減少、業務のスピードUP、コストの削減といった想定以上の効果がでました。中でも一番の成果だったのは、単純作業から従業員を解放し、ビジネスの成長に結び付く新たなチャレンジに力を振り向けられるようになったことです。

このようなシステムを導入するとき、「どのようにつなぐの?」という疑問を多く受けます。APIやコマンドI/Fなど自動化しやすい出入り口があればイメージしやすいと思いますが、「アプリケーション画面からの操作でしかデータを抜き出せないのだけど・・・」といった場合もあります。このようなケースで威力を発揮するのが、今はやりのRPAになります。データ連携基盤とRPAを相互につなぐことで、それぞれの得意分野、“データ連携基盤はデータの加工+データのつなぎ(API、コマンドI/F)”、“RPAは画面の操作”、を全て自動化しやすくなります。どちらか片方で実現しようとすると技術的に難しいものになりますが、それぞれの得意分野を補完しあうことで自動化のハードルが飛躍的に下がりますので、覚えておくとお得です。

人手が足りない!「手書き申込書」の自動登録への取り組み

次の取り組み事例は、皆さんもよく書かれたことがある「申込書」のシステム登録を自動化しようとチャレンジしたものです。活字をOCRでデジタルデータとして取り込むことは以前から行われていたことですが、近年では機械学習・AIといった新しい技術が発展したため、癖のある手書き文字も自動識別ができるようになってきました。この技術革新により、役所や金融機関の入力フォーム、クレジットカードや会員カードの申込書などのシステムへの登録の自動化が現実のものとなってきました。

仕組みとしては、以下の図のイメージがわかりやすいかと思います。目立つのは「手書き対応のOCRサービス」ですが、業務を自動化するにはOCRだけではなく、「画像データをOCRサービスに渡す」「デジタルデータとして認識された申込書の情報をシステムに渡す」といった「つなぐ技術」が重要な役割を果たしていることがわかるかと思います。

このようなシステムの導入のポイントは、OCRの認識率は100%ではないということです。そこで、効率的な入力補正システム(通称:ベリファイシステム)とセットで検討するのが大半のケースになります。逆に、入力精度は求めず効率を最優先するの場合(アンケート集計などが典型例)では、入力補正をせずに直接システムへ自動登録するという超シンプルな自動化も図れます。

ここで、システム採用を決める上での典型的なワナがあります。

「認識率が100%ではないなら採用する意味がない」と判断される方がよくいらっしゃいます。このようなときは、システム導入の目的をもう一度考えてみると判断結果が変わってくることがあります。もし、完全な自動化が実現されなくても「人手による単純作業を減らしたい」「限られた人員ではシステム登録が間に合わない」といったケースに対応することが目的であれば、システムを導入する価値が十分にあると思います。特に、季節要因や特定イベントなど一定期間だけ手書き申込書が大量に発生するようなケースでは、今回のような自動化の取り組みは効果が出やすいと思います。

手書きフォームの自動取り込みを検討する上ではPoCによる導入効果の検証が重要なポイントとなります。導入判断となる基準をしっかりと決めた上で、その基準を満たせるかどうかを確認することが成功のカギとなります。申請フォームを少し手直したら文字認識率が大幅に向上したなどのプラス効果が出る場合もありますので、気になる方はPoCを始めてはいかがでしょうか。

以上、2つの「つなぐ技術」ことによる自動化の取り組み例を紹介しましたが、いかがだったでしょうか?

最近では、自動化=RPAと考えられがちですが、「つなぐ技術」でRPA以上の効果を出すケースが多数あります。要は、適材適所、餅は餅屋ですね。

自動化の取り組み例といえば、「Excelレガシーからの脱却」とか「メール自動処理」などのよくある切り口も典型例として面白いのですが、それはまたの機会にご紹介いたします。

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