大容量のファイル転送。
業務スピードを下げないために気をつけること

企業が日常的にやりとりするデータはテキストだけではありません。CAD、画像、音声、売上・POSなど非常に多岐に渡っています。しかもこういったファイルはデータ量も多く、転送にも時間もかかります。またファイルの容量により利用するサービスを変えるとなると、送り手、受け取り手双方の手間も煩雑化し、全体的な業務スピードの更なる低下を招くことになります。そこで今回は大容量ファイルの転送による業務効率ダウンを防ぐための方法をご紹介します。

現在、多くの企業はさまざまなデータを分析し、商品開発、販売、サービス向上などに活かしています。全国の支社から販売や商品開発データを収集し、それを基に本社で分析した結果を支社と共有する。このサイクルをいかに迅速に高い精度で行えるかが、企業の業績アップの大きなカギを握っています。しかしそのためには、これまで以上に多くのファイルを素早く転送する必要があります。この結果、企業が扱うファイル量はどんどんと増加していっています。

ファイル量が増えたことにより、ファイル転送の方法も大きく変わっています。以前はメールでの転送が主でしたが、メールには容量制限があり1回で大容量のファイルは転送ができません。メールで大容量ファイル転送を行うには、ファイルを分割し、複数回に分ける必要が生じてしまいます。しかしそれでは時間がかかる上、受け取った側は分割されたファイルを1つに統合するといった手間が増えることになり、迅速な分析は望めません。

そこで少ない容量のファイルはメールで行い、大容量のファイルはファイル転送サービスやオンラインストレージを使いやり取りをするといったケースが増えています。これであれば大容量のファイルも迅速に転送できるようになり、分析から重要な経営判断までにかかる時間を短縮できるようになります。しかしこの方法が最良の方法かといえばそうではありません。なぜならこの方法には大きな問題点が含まれているからです。

ファイル転送サービスやオンラインストレージで、大容量ファイルの転送を行う上での問題点として考えられるのは、大きく分けて以下の2つになります。

• （1）
  ネット回線のみに頼らざるを得ないファイル転送

  ファイル転送サービスやオンラインストレージは基本的にネット回線を利用します。そのため転送速度は、どうしても送受信双方のネット環境に依存することになります。その結果、ネット回線の速度によっては、1回で大容量のファイルを転送できたとしても、その1回のやりとりに時間がかかることになってしまいます。

  またネット回線は何らかの障害などが起こってしまえば数十分から数時間利用できなくなるといったケースも考えられます。そうなればほかにファイルを転送する手段がなくなってしまいます。重要なファイルのやり取りを行う経路が1つしかないということは企業にとっては大きなリスクです。

• （2）
  業務煩雑化を生み出す複数のファイル転送サービス利用

  もうひとつの問題はファイル容量が少ないものはメール、大容量のものはファイル転送サービスといった形で使うサービスを分けることで、送受信双方に余計な手間がかかってしまうという点です。業務スピードの低下を防ぐという意味で、余計な手間は少しでも減らす必要があります。1つのことをやるのに複数のサービスを使うというのは、業務効率を上げるうえで大きな障害となります。

さまざまなリスクを回避し、大容量ファイル転送を迅速に行い、業務効率のスピード低下を防ぐには、以下の方法を実践する必要があります。

• （1）
  ファイル転送経路は2つ以上を確保！

  イーサネットやSANプロトコルなど別の転送経路を持つサービスを使用し、万が一の際に備えることが、安全で高速なファイル転送を実現します。

• （2）
  業務効率アップのポイントはファイル転送サービスの1本化！

  どういった容量のファイルであっても、複数ではなく1つのサービスで行うことで、操作ミスなど送受信双方の手間を軽減することになり、業務効率は格段に上がります。

• （3）
  定期的に送受が発生するファイルはルーチン化することで煩雑化を防止！

  売上やPOSデータなど定期的に送受が発生するデータは、その日時を決めルーチン化することで、データ分析などほかの作業に集中できるようになります。

外資や異業種からの参入など、企業間での競争が激化する今、経営判断の一瞬の遅れが命取りになってしまうこと十分にもあり得ます。このリスクを防ぐ上でも迅速なファイル転送により、大容量のデータを素早く分析することは非常に重要となります。

ファイル転送の遅れが企業経営の根幹を揺るがす可能性もあるとなれば、逆に常に迅速なファイル転送ができるということは、企業にとって大きなメリットをもたらすことにもつながるということになります。たかがファイル転送の速度ということで、これまではコストをかけてこなかったかもしれません。しかしこの機会に、ファイル転送速度の重要さを認識し、業務スピードをアップさせる意味でもファイル転送サービスにコストをかけることをご検討されてみてはいかがでしょうか？

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