The Road To Las Vegas

2023年10月

急いで確保が必要その1）宿泊先

さて、この件に関して、通常参加者としての手配の情報はたくさんありましたが、出展社としてのは全然ありませんでした。
通常の出張とは異なる手順が必要だし、前回(2015年)に出展した際にもお世話になった旅行代理店にコンタクトすると、「スポンサー特典にホテルも含まれるという話も聞きました」とも。

え?!

結論から言うと、我々のようなBronzeスポンサーでは当然そんなことはありません。我々はブース出展の予算でスタッフ全員が渡航するので、個人で手配して立て替え精算するのではなく、まとめて請求書払いする必要があります。イベントのregistration後に出てくるホテル手配は使わずにホテルを確保する必要があったのです。

「自分たちで確保する」というのが明確になるまでしばらくかかりました。その間、北米支社側からは「早く決めないと無くなるよ」と脅され、焦りまくりました。結局、Expo会場のVenetianから近いホテルをスタッフ人数分確保。まずは一段落。

急いで確保が必要その2）航空券

こちらも急いで人数分を確保しなければなりません。手配にあたって下記の情報が必要で、慌ててメンバーから情報を入手

• 氏名
• パスポートのコピー(画像ファイル)
• 生年月日

以前居た会社では、プロファイルに登録していたので、出張手配が楽だったのですが、今回は会社も違うし、出張ではないですし、すっかり忘れていました。

「氏名」は問題ありませんが、「生年月日」は考えようによってはセンシティブな情報なので、Slackでオープンにも聞けず、後でスプレッドシートで扱えるようにWEBフォームを用意しました。 問題は、パスポートのコピー。

コロナ禍でパスポート切れているメンバーもいて、今回取得してもらったのですが、出来上がるまで2週間。その間、旅行代理店からは「正式に航空券を確保するにはパスポートのコピーが必要です。お急ぎください。」と催促されることに。 メンバー決まった時点で、早めにパスポートを用意してもらうことをオススメします。

(Text by Wataru)

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