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協立機電工業株式会社様 導入事例

手作業でデータ連携し、Excelで加工…現場の負担が大きすぎる!
RPAを取り入れた自動化で大幅な業務効率化に成功

業種・業態
産業機械・ビル設備機器等販売/電気設備等工事/ソフトウェア開発業
導入製品
DataSpider Servista
キーワード
クラウド/データ連携/RPA

エンジニアリング商社として電気機械設備をはじめ、化学製品・機械部品・電子部品・情報システムなど多岐にわたる製品を取り扱う協立機電工業株式会社(以下、協立機電工業)は、日立製作所及び日立グループの特約店として、全国でも屈指の業績を誇る。IT技術の発展によるライフスタイルの変化や、拡大し続けるグローバルマーケット、エネルギー問題などを背景に、多様化する市場ニーズに柔軟に対応できる体制確立を目指す。取り組みを進めるためにも、これまで手作業が多く残っていた営業業務の効率化が課題に。その第一歩となる、クラウド上の基幹システムと、スクラッチ開発したオンプレミス(ローカル)の社内業務システムとのデータ連携を「DataSpider Servista」(以下、DataSpider)で実現。RPAと組み合わせることで、さらなる自動化を進めている。DataSpiderによるデータ連携自動化の効果などについて、お話を伺った。

お客様の課題

基幹システムと業務システムのデータ連携を手作業でおこなっており、担当者の負担が大きい。リアルタイムにデータを同期できる仕組みを模索していた。

解決

・DataSpiderにより、システム間のデータを自動で連携する仕組みを構築

・RPAと組み合わせることで、さらなる自動化を実現

導入効果

基幹システムと
業務システムのデータを
リアルタイムで同期

データを見える化でき、
Excel作業を
削減

顧客マスタの社内業務システムへのデータ同期は手作業

協立機電工業ではクラウド上の基幹システムをベースとしながら、オンプレミスにスクラッチ開発の社内業務システムを構築し、業務にあわせた機能などを展開していた。両システムで利用する顧客マスタなどは、基幹システム側のデータを社内業務システムに同期する必要があるが、基幹システムから出力したデータを手作業で社内業務システムにインポートする運用であり、データ同期も定期的におこなうのではなく、使いたい顧客情報が社内業務システム側に登録されていないことに気づいたタイミングなどで随時対応していた。また、対応にあたる現場の営業担当者は手順の理解が浅く、対応するたびに情シスに問い合わせるなどかなりの手間がかかっていたという。「基幹システム側の顧客マスタへのデータ入力もおざなりになりがちでしたし、手作業でデータ連携している現状も理想形とはかけ離れており、改善は必須だと感じていました。また基幹システムからCSVでデータを出力し、Excelで加工して使うことが社内で常態化しており、こちらもより効率的な仕組みを作りたいと考えていました」と情報システム関連を担当する山田氏は語る。

プログラミング不要でさまざまなデータを連携できるDataSpiderに即決

協立機電工業株式会社
企画本部 情報システム部 副部長 山田 隆弘 氏

データ連携を実現するツールを検討するなかで、出会ったのがDataSpiderだった。「かなり最初の段階でDataSpiderの存在を知り、これしかないと思いました(山田氏)」決め手は、プログラミング不要で、GUIによるパラメータ設定のみでデータ連携できることだった。「これまではシステム間でデータを連携するには、いろいろなシステムのソースコードを改修する必要がありましたが、設定だけでデータ連携できる点は魅力でした(山田氏)」

基幹システム自体をより大規模な製品にリプレイスし、抜本的に課題を解決するという話も挙がっていたが、自社の規模と折り合いがつかないこと、また既存システムのままであってもDataSpiderで連携できる目途が見えていたことから、基幹システムはリプレイスせず、DataSpiderを導入することが決まった。

「DataSpiderの使い方は充実したチュートリアルや、書籍があり、それらを利用して独学で学びました。データ連携は漢字コードの問題で少し工夫が必要でしたが、そのほかはスムーズで、実際の開発(設定)は1ヶ月ほどで終わりました(小島氏)」当初予定していた顧客マスタに加え、受注データや取引データもDataSpiderでオンプレミスの社内業務システム側に同期させ、これらのデータを現場営業が見やすい形で参照できるWebシステムを新たに構築した。「今まで営業担当は、部署ごとにそれぞれ基幹システムから出力したCSVデータをExcelで加工していましたが、この手間がかからなくなった効果は大きいです。顧客マスタも最新の情報がリアルタイムで同期されるようになったため、担当者が正確な情報を入力するようになり、鮮度の高いデータベースを維持できています。もはやDataSpiderはなくてはならない存在です(山田氏)」

RPAとの組み合わせで、Webシステムとのデータ連携自動化も可能に

協立機電工業株式会社
企画本部 情報システム部 課長代理 小島 洋一 氏

同社ではその後、RPAも導入し、DataSpiderとの連携によるさらなる自動化を進めている。「基幹システムはDBの参照権しかもらえず、書き込み権限がありません。DataSpiderでは基幹システムDBへのデータ登録ができないため、RPAによりUI経由でデータを登録しています(小島氏)」たとえば、基幹システムから同期した受注・取引データをもとに社内業務システムで請求書を発行。この請求書情報をベースにRPAで基幹システムに金額などを入力するといった形だ。「これまで請求書は営業担当が個別にExcelで作成し、そこから先の処理はすべてアナログ作業で対応していました。DataSpiderとRPAで自動化したことで、現場の負担を大きく軽減できました(山田氏)」

今後は、複数のCSVデータを組み合わせ、DataSpiderで1つにまとめて出力する、といった自動化にも取り組んでいくという。「社内には自分たちでデータをExcel加工することに慣れている人が多いのですが、それでは個人のExcelスキルに依存してしまいます。単に一覧を作るだけならば単純作業ですし、こういった作業は徐々にDataSpiderで自動化したいと考えています(山田氏)」

そのほかにも社員が、社外の教育サービスの研修を受講した際に、その受講状況をWebサイトで確認できる。これまでは人事・総務担当者が手作業でWebサイトを確認していたが、こちらもRPAでWebサイトの情報をCSV化。DataSpiderで社内業務システムのDBに連携することを検討している。「Webサイトの情報は直接DataSpiderで連携することができませんが、RPAと組み合わせれば自動化できます。DataSpiderとRPAの組み合わせで、データ連携自動化に必要なツールが揃ったと感じています(小島氏)」

会社紹介:協立機電工業株式会社

エンジニアリング商社として、生産工場、ビル、各種施設をはじめ幅広い顧客にトータルソリューションを提供する。空調やビル設備から、部品・素材の提供、医療システムまで多岐にわたる製品・サービスを扱い、お客様ごとに異なるニーズにあわせたソリューションを提案。自然エネルギーを活用し、環境に配慮したオフィスの提供などの取り組みも積極的に進めている。

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