スケジュール共有の
課題をかんたん解決!
おすすめツールのご紹介
ビジネスで使うツールが多様化し、複数のシステムで、スケジュールやタスクを管理するケースが増えています。システム間でカレンダーを共有できないと、同じ内容を何度も入力する手間がかかり、スケジュール管理が煩雑になったり、ダブルブッキングなどのトラブルの原因になったりします。ここでは、グループウェアやSFA（営業支援システム）など企業で利用されるさまざまなシステムで、理想的なスケジュール共有を実現する方法をご紹介します。
ビジネスでよくあるスケジュール共有の課題
以下は、ビジネスでよくある、システム間のスケジュール共有が課題になる事例です。実際に似たようなケースに直面した経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
課題
- 営業部にSFAを導入したら、グループウェアとSFAの両方にスケジュールを入力することになり、煩雑になってしまった。
- 社内の予定はグループウェアで、顧客とのアポイントはSFAで管理しているが、入力を忘れてダブルブッキングしてしまうことがある。
- Notesで管理しているスケジュールやタスクを外出先から閲覧したいが、モバイル端末に同期するために大がかりな仕組みが必要で、実現が難しい。
- グループウェアの移行に伴い、新旧システムを並行して運用する期間があるが、その間は二重入力が必要になり、業務の効率が落ちる。
このように、複数のシステムでスケジュールを管理すると、二重入力が必要になり、無駄な手間やミスの原因になります。生産性の悪化や、顧客からの信頼の低下にもつながるため、できるだけ早く解決するべきです。
スケジュール共有のための「システム開発」や「同期ツール」のデメリット
こうした課題の解決策として、考えられる方法が2つあります。「スケジュール共有システムの自社開発」と「スケジュール共有ツールの導入」です。
しかし、どちらにもデメリットがあります。
スケジュール共有システムの自社開発は、単純そうで、意外と大変です。ひとことでスケジュールといっても、データのレイアウトや抽出方法がシステムごとに異なるため、調査や設計に時間がかかります。テストフェーズで実際に動かすまで細かい仕様がわからないことも多く、仕様変更の連続で、開発コストがどんどん増えてしまいます。とりわけグループウェアの移行にともなう並行稼働期間など、一時的にスケジュールの共有が必要なケースでは、無駄が大きくなります。
また、一般的な「スケジュール共有ツール」の多くが、クライアント端末にカレンダーアプリなどを入れて、一定間隔でスケジュールの同期を実行するものです。この方法では、スケジュールを閲覧するたびに同期処理を行うので、時間がかかり、ユーザから不満が生じがちです。すべての端末に同じアプリを入れなくてはいけないため、管理やメンテナンスも大変です。スケジュールを共有するべきシステムが増えると、端末にかかる負担が増え、対応しきれなくなることもあります。
サーバ型のスケジュール同期ツール「PIMSYNC」がおすすめ
そこでおすすめしたいのが、サーバ型のスケジュール連携ツール「PIMSYNC」です。次のような特徴を持ち、ユーザ、管理者ともに理想的なスケジュール共有を可能にします。
＜ユーザのメリット＞
- クライアント端末への設定が不要
サーバ側で同期するツールなので、アプリやエージェントをクライアント端末に導入する必要がありません。 - 自動的に同期するため、使い方が簡単
サーバ側で自動的にスケジュールを同期するので、ユーザは何も意識せずに使うことができます。
- 双方向なので、どのスケジューラからも利用可能
双方向に同期するため、ユーザが使いやすいツールでスケジュール管理できます。普段はグループウェア、顧客対応時にはCRM、外出先ではSFAなど、使う場面によってツールを変えても問題ありません。当然、同期された予定の編集・削除や新規追加も可能です。
＜管理者のメリット＞
- サーバ側の一元管理でメンテナンスが容易
ユーザの端末をひとつずつ設定する必要がないため、メンテナンスが容易で、シンプルに管理できます。 - 拡張性が高く、バージョンアップにも迅速に対応
G Suite（旧Google Apps for Work）、Office365、IBM Notes/Domino、Salesforceなど、代表的なグループウェアやSFAなどに対応しています。スケジュールを共有するべきシステムが増えても、簡単に追加できます。バージョンアップへの対応もスピーディです。 - 利用形態に合わせた料金体系
ユーザライセンスをまとめてご購入いただく形態と、ライセンス料金を月額でお支払いいただく形態があります。移行にともなう並行期間のみ利用するなど、さまざまなニーズに柔軟に対応できます。
無償で機能制限なし!「PIMSYNC」評価版のご案内
「導入を検討するために製品を評価したい」という方に向けて、無償で評価版をご用意しています。30日間試用可能で、製品版の機能をすべてご利用いただけます。評価版で行った設定を保存して、製品版に移行することができるので、続けてご利用いただく場合にも便利です。ご興味をお持ちの方はぜひお試しください。
まとめ
ビジネスで利用されるツールが多様化している昨今では、グループウェアやSFAといった複数のシステムで、スケジュールやタスクを共有することが課題になります。その解決策として最適なのがサーバ型のスケジュール同期ツール「PIMSYNC」です。使いやすく、メンテナンスも容易なので、ユーザ、管理者ともに理想的なスケジュール共有が可能です。ぜひ評価版をお試しください。