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ネットワーク環境もデータ管理方法も…日本とは大違い! アジア現地法人“あるある”3大不満・改善のヒント

あるある・3大不満とは!?
1 時間のかかるデータ送信 1 時間のかかるデータ送信
2 非効率なExcelでの集計 2 非効率なExcelでの集計
3 手作業による入力ミス 3 手作業による入力ミス

ファイル転送システム化の具体的方法や有効なケースについて
詳しく解説した資料(PDF)をダウンロードいただけます。

日本から現地法人に赴任になり、いろいろな違いに戸惑う方も多いのではないでしょうか?インターネットなどのインフラはもちろん、社内システムも商習慣も異なり、仕事が思ったように進まない…という声も聞かれます。「郷に入りては郷に従え」とも言いますが、不便なものを不便なままにしておくのは間違い!現地法人担当者の3大あるある不満から、改善のヒントを探ります。

途上国だから仕方がない? “あるある”3大不満

あるある1

データを送るのに時間がかかりすぎ!セキュリティも心配…

高速なインターネット環境が普及している日本と比べ、海外では脆弱な回線を利用するしかないというエリアも少なくありません。業務に必要なデータを送るものの、いつまでたっても送信が終わらない、そしてデータが届かない。しかもセキュリティや情報漏えいも心配で…

あるある1/イメージ

実録トラブル

倉庫管理システムとERPシステムを連携させていますが、ERPとのデータ同期に30分以上かかることも。倉庫では商品が届いてもデータが同期されないために出荷作業ができず、作業の遅れが発生してしまって…
人/イメージ
拠点間でのデータやり取りにはFTPやファイル交換サービスを使っています。届いたデータはその都度開いて問題ないか確認する必要があり、ERPやBIにも手作業でインポートするしかなく正直面倒…
人/イメージ
せめて会計データくらいはちゃんとバックアップしたいけれど、できておらず…。個人情報を扱っているのでデータ転送で情報漏えいが起きないかも心配。事故が起きてからでは遅いので不安を抱える日々です
人/イメージ

あるある2

なんでもかんでもExcel頼り。集計が大変すぎる!

売上データや日報、週報など日本ではシステム化が進んでいますが、現地法人ではすべてExcelで対応している企業も多いモノ。しかしExcelのデータでは集計を手作業でするしかなく、時間がかかるうえ、ミスも心配。売上集計に何週間もかかり意思決定が遅くなってしまう…という嘆きも聞かれます。

あるある2/イメージ

実録トラブル

生産計画に原価計算、在庫…同じようなExcelデータを複数部署で管理していて、テンプレートもバラバラ。しかも数字がズレていて集計結果がなかなか合わない!こんな調子で月次決算は3~4週間かかるのが当たり前…
人/イメージ
Excelでお客様ごとのデータを管理しているけれど、1シートのレコード数は数千以上!ファイルを開くだけで1時間以上かかり、PCがフリーズすることも。集計ミスも多いし、人件費が高騰しているから人も増やせない…
人/イメージ
前日の生産実績データが見たいと依頼しても「すぐには出せません」の返事。バラバラに管理しているデータを手作業でマッチング、レポート化し、さらに上司がチェックして…。これでは何の判断もできない!
人/イメージ

あるある3

オーダーはいまだに手入力…え?また入力ミス?!

取引先からの注文はFAXかメール添付でくるのがキホン。社員がオーダーをシステムに手入力するのですが、手作業である以上、ミスは避けられません。入力内容が間違っていた、入力を忘れていたなどから、大きなトラブルに発展することも!

あるある3/イメージ

実録トラブル

取引先からのオーダーをうっかり入力し忘れ!当然発注が送れ、発送も送れ…納期に間に合わせるために航空便を使うことに…。かなりのコスト増になり、今回の取引は大赤字!
人/イメージ
お客様からメールに添付されて届くExcelの注文書。テンプレートはバラバラだし、システム入力時にミスも頻発!テンプレートを統一したいけれど、お客様に依頼するのは…
人/イメージ

ファイル転送システム化の具体的方法や有効なケースについて
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不満は解消できる?原因と改善のヒントを考える

改善のヒント1

データを送るのに時間がかかるなら…「転送方式」の見直しを!

データがなかなか送れない・届かないことの原因は、不安定な回線に対してデータが重すぎること。回線が脆弱ならば、データを少しでも小さくする「圧縮」が必須です。また、データ転送に「FTP」を使っている企業も多いハズ。FTPはデータを転送する一般的な手段ですが、データ圧縮などの機能はなく、転送中にエラーが発生した場合はもう一度最初から送りなおすしかありません。これでは時間がかかるばかり…。

FTPの課題を解決する方法としておススメするのがHULFTを活用したデータ転送です。HULFTは世界43ヵ国8,600社で導入されているファイル転送ソフトウェア。さまざまな機能を標準で搭載し、データ圧縮機能や、エラー時に送信できなかった部分のみ再送するなどで効率的なデータ転送をサポートします。さらには転送後の整合性検証で「データが改ざんされていないこと」をチェック。暗号化や送達保証、転送前後のジョブ連携にまで対応しながら、高速なデータ転送を実現します。転送方法を見直すことで、データやり取りの不満はグッと改善するはずです。

Fortune Global Top 500 81社で採用/イメージ

Fortune Global Top 500 81社で採用 ※Fortune Global FY2014 Top500社より

改善のヒント2

Excel集計・システム入力作業は、自動化が吉!

「あるある2・3」の不満は、どちらも集計や入力を「手作業でしていること」が原因です。大がかりなシステムの導入は難しいケースであっても、Excelの集計や、メールの添付ファイルなどからのシステム入力は自動化しておきたいトコロ。そんなときに便利なのがASEAN地域限定で提供される「Data Spider Mini for Excel」です。Excel⇔Excel、Excel⇔システム間の連携をノンプログラミングで実現するツールで、たとえばバラバラの注文書(Excel)から売上一覧を作成したり、発注システムに自動で入力したりが可能に。転記ミスや入力忘れがなくなることで品質が向上するとともに、作業の大幅な時間短縮が期待できます。

Data Spider Mini for Excel/イメージ

詳しくは「セゾン情報システムズ シンガポールオフィス(HULFT Pte Ltd)」にご相談ください
salessupport_asean@hulft.com / Tel. +65-6248-4625
(お問い合わせは日本語/英語で対応が可能です)

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