[オペレーティング] はじめに

DataSpider BPMとは

まずは、DataSpider BPMについて簡単に理解しましょう。

DataSpider BPMとは、アプリを共有し実行することによって業務を効率化するシステムです。
※アプリについては次の「アプリとは」で説明します。

たとえば、「パスワード再発行申請」という実際の業務を想定してみましょう。
社内システムへのログインパスワードを忘れてしまい、再発行を申請しなければならないような場面です。

誰に再発行を頼めばよいでしょうか？
どうやって頼めばよいでしょうか？
これから何をすればよいでしょうか？

これらの取り決めを言葉で表現して共有し、徹底することは大変骨の折れることです。
DataSpider BPMでは、この業務の流れを図などで定義することで、簡潔な表現や業務の流れの共有を可能にしています。

パスワードの再発行という一見簡単そうな業務においても、立場の異なる複数の人間が関係し、それぞれの作業工程が存在します。
そんな複雑な業務を、効率的に実行するために開発されたのが、「DataSpider BPM」です。
各作業工程の担当者は、同じアプリを共有して業務を遂行することができるのです。

アプリとは

業務の全体的な流れはどうなっているのか、その業務の流れの途中で発生する作業工程は誰が作業するものなのか、
その作業工程ではどんなデータを扱うのかなどの業務全般に関することを定義したものを「アプリ」と呼んでいます。

アプリ: 業務の流れを定義した図、およびその業務の作業者や保持データに関する設定など、業務全般に関する定義体(業務定義の総称)

業務の流れを定義した図: 「ワークフロー図」と呼んでおり、BPMN(Business Process Modeling Notation)という表記法で定義します。
業務の作業者: 「処理担当者」と呼んでいます。
業務の保持データ: 「データ項目」と呼んでいます。

また、アプリは業務定義の総称を指していますので、アプリを運用すると以下の呼び方になります。

プロセス: アプリを運用できるよう稼働(リリース)させたのち、開始実行した業務を「プロセス」と呼んでいます。
プロセスインスタンス: プロセスの個々の実体を指す場合は、「プロセスインスタンス」と呼んでいます。

例に挙げていた、「パスワード再発行申請」アプリのワークフロー図は以下のようになります。

必要な作業工程を表わす小さな長方形: 「タスク」と呼んでいます。(ここでは、ユーザが実施する作業工程である「ヒューマンタスク」)
業務の開始地点: 「開始イベント」と呼んでいます。
業務の終了地点: 「終了イベント」と呼んでいます。
業務の処理担当者を表わす大きな長方形: 「スイムレーン」と呼んでいます。
タスクやイベントを実行する順番を表わす矢印: 「フロー」と呼んでいます。

実際にこのアプリのワークフロー図の順番を辿ってみると、

「パスワードを再発行しよう」と決意した申請者が、業務を開始します。
フローを辿ってみると、初めのタスクは「申請」タスクであることがわかりますので、これを処理します。
「申請」タスクの処理後、管理部の「発行」タスクへとフローが流れていますので、次は管理部の人が「発行」タスクを処理します。
「発行」タスクの処理後、申請者に戻ってきますので、「確認」タスクを処理します。
「終了」イベントが処理され、業務はすべて終了となります。

このように業務の流れをアプリのワークフロー図で定義することによって、誰に再発行を頼めばよいのか、これから何をすればよいのか、などが一目でわかるようになります。
また、DataSpider BPMのアプリは、図では表わせないようなことまで設定することのできる優れものです。
誰がタスクを処理するか、分岐(ゲートウェイ)に差し掛かったときにどちらへ進むのか、どのタスクにおいて入力が許されるのかなど、様々な定義に従って業務を進めます。

業務の効率化

DataSpider BPMを使うと、業務の流れが目で見やすくなるだけではありません。
他にも業務を効率良く進めるための機能がたくさん用意されています。

自分の処理すべきタスクが自動的に一覧で表示されます。
タスクの処理の際に、入力すべきことが具体的に明記されています。
タスクの処理後、次のタスクを担当する人へ自動的に知らせるとともにデータも送信します。
処理したタスクの数や、タスク処理に費やした時間を記録します。
過去の業務やタスクを記録しています。

これらはほんの一例にすぎません。
DataSpider BPMを使用していくなかで、業務効率が向上していくことを肌で感じてください。

さっそく体験してみましょう！

次のページから、オペレーティングチュートリアルの各ステップが始まります。

オペレーティングチュートリアルでは、「Q001-企画書レビュー」というサンプルのアプリを使用して、業務を実行(オペレーティング)するための操作方法を説明していきます。

すでに以下の作業を行っている場合は、再度行う必要はありません。

このチュートリアルで登場する組織は、$DSBPM_HOME¥sampleディレクトリに、sample_group.csv という名前でCSVファイルを用意していますので、[システム設定]-[組織一覧]-[組織一括登録]からインポートして使用してください。
インポートする際には、親組織に、「全社」を指定して組織の関連付けを行ってください。
組織の一括登録に関する詳細は、「組織一括登録」を参照してください。
このチュートリアルで登場するユーザは、$DSBPM_HOME¥sampleディレクトリに、sample_user.csvという名前でCSVファイルを用意していますので、[システム設定]-[ユーザ一覧]-[ユーザ一括登録]からインポートして使用してください。
ユーザの一括登録に関する詳細は、「ユーザ一括登録」を参照してください。
パスワードが、現在のパスワードポリシーの設定に合致しない場合があります。適宜パスワードまたはパスワードポリシーを変更してください。
パスワードポリシーに関する詳細は、「ログイン」を参照してください。
インポート後、以下の操作を行ってください。
1. 以下のユーザに対して権限を付与してください。
  権限に関する詳細は、「システム権限一覧」を参照してください。
  - 佐藤さん: システム管理権限、アプリ作成権限、ユーザ管理権限
2. ログアウトし、佐藤さんで再度ログインします。
  - [メールアドレス]: Sato@localhost.localdomain
  - [パスワード]: ssssssss(sが8つ)
このチュートリアルで使用する「Q001-企画書レビュー」アプリは、$DSBPM_HOME¥sample ディレクトリに、Q001-企画書レビュー.qarという名前でアプリアーカイブファイルを用意していますので、[アプリ設定]-[アーカイブから新規作成]からインポートし、[開発中のバージョンのリリース]を押下して使用してください。
インポートする際には、システム内の組織に、「マーケティング部」を指定して組織の関連付けを行ってください。
アーカイブからの新規作成に関する詳細は、「アーカイブから新規作成」を参照してください。
[開発中のバージョンのリリース]を押下しないと、アプリをプロセスとして開始することができません。
リリースに関する詳細は、「アプリ設定詳細」を参照してください。

ステップ0: 準備では、「Q001-企画書レビュー」アプリの概要を説明し、ステップ1以降のオペレーティング体験をより効果的なものにするための準備をしていきましょう。

＞＞ [ステップ0: 準備]