Excelの出荷指示書をDataSpider Servistaが受け取って処理し、販購在システムに自動入力

新しい配送システムでは、拠点の営業担当者からメールの添付ファイルとして送られてきた出荷指示書（Excelファイル）を自動チェックし、問題がなければ、販購在システムに自動入力します。入力に問題があれば、営業担当者に自動的に送り返し、再入力を促します。「新しい配送システムの効果は絶大だった」と、管理部部長 横井国義氏は次のように語ります。

「入力負荷が軽減されたのはもちろんですが、これまで現場に張り付いていた配送管理者が、お客様先を訪問して配送に関する情報を引き出したり、アドバイスしたりと、上流業務により多くの時間を割けるようになりました」（横井氏）

また、大伸社が扱う印刷物は、大量生産される工業製品とは異なり、すべてのアイテムが特注品であるため、印刷物によって出荷形態も異なれば、お客様からの出荷指示もさまざまで、出荷先の形態も多岐にわたります。このため、従来はシステムを介さず手作業で対応していましたが、今では、条件さえ整えば、1,000件以上の出荷データでも瞬時に基幹システムへの投入が完了するようになりました。

再発見されたDataSpider Servistaによるさらなる業務効率化に期待

ただし、イレギュラー対応など、お客様のニーズにきめ細かく対応するためには、どうしてもマンパワーに頼らなくてはならない部分があり、そこは長年培ったノウハウできめ細やかな対応を行っています。とはいえ、全体で見ると、業務量を大幅に削減することに成功したため、「削減できたマンパワーを、配送課の仕事の幅を広げることに振り向けていきたい」と湊氏は意気込みます。

Excelが入力のフロントであるため、さまざまな機能が利用できて、安心感につながったと、データ入力を担当する配送課係長中村育子氏は次のように説明します。

「いつも使っているExcelを入力のフロントとして活用できたことが安心感を生み、システムのスムーズな導入につながったと思います。これも、フロントを自由に設計できるDataSpider Servistaのメリットだと思います」（中村氏）

今回のプロジェクトにより、配送業務の大幅な省力化に成功した同社では、DataSpider Servistaの他業務への活用も検討されています。管理部 長峰和子氏は、次のように説明します。

「営業や生産の現場では、まだまだ紙に頼っている業務が少なくありません。そうした業務でDataSpider Servistaを活用できれば、今回と同様の効果が期待できると思います。ぜひ検討したいと考えています」（長峰氏）

大伸社にとって、DataSpider Servistaは社内で使われていた既知のツールでした。しかし、今回のプロジェクトによって、DataSpider Servistaが再発見されたと言えるのではないでしょうか。再発見されたDataSpider Servistaは、同社のさらなる業務効率化に、今後も活躍することになりそうです。