導入事例

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  • DataSpider Servista

再発見された DataSpider Servista が実現した配送業務の大幅省力化

高級カタログや全国で開催されている美術展の図録など、高度な印刷技術でビジネスを展開する株式会社大伸社。お客様に印刷物を発送する配送センターのシステムにDataSpider Servistaを採用し、手作業によるデータの二重入力を解消したことで、配送業務の大幅な省力化に成功しました。

株式会社 大伸社

大阪本社大阪市東成区深江北二丁目14番1号
URLhttp://www.daishinsha.co.jp/

課題営業から送られるExcelの出荷指示を準基幹システムに手作業で再入力していた

解決DataSpide Servistaの自動処理により、準基幹システムへの出荷指示の入力が自動化

配送業務における出荷指示データの二重入力が問題に

株式会社大伸社は、販売促進用のカタログを中心とする高級印刷物を制作する企業です。最近は、長年培ってきた高度な印刷技術を用いて、美術展の図録や芸術家の作品集を手がけたり、独自の手法を用いたマーケティング調査などの新しいビジネス分野にも進出し、高い評価を得ています。

同社の特色は、複雑な販促ツールの制作行程の上流(調査・企画・デザイン)から下流(印刷・製本)までを一気通貫で手がけていること。その最終段階を担うのが、同社の配送センターです。拠点の営業担当者から出荷指示が届くと、配送センターから全国のお客様に印刷物が発送されます。ただし、配送業務には人手の部分があり、その負荷が以前から問題になっていたと、配送課課長 湊 優一氏は次のように説明します。

「出荷指示の内容は、販売・購買・在庫管理システム(販購在システム)に入力する必要があります。しかし、Excelデータを取り込む機能がないため、営業から届いたExcelの出荷指示を配送センターで再入力する必要があったのです」(湊氏)

そこで同社では、手作業による入力業務を自動化する新しい配送システムの検討を開始しました。ここで浮かび上がったのが、以前から利用していたDataSpider Servistaでした。

準基幹と基幹システムをつなぐDataSpider Servistaが新しい配送システムにも適用可能と判断

大伸社では、2002年にSAP R3を導入して以来、SAP R3は主に財務機能として、また販購在システムは生産管理を主として併用してきました。そして、この2つのシステムをつないでいるのがDataSpider Servistaでした。設計監理係長荒賀敏明氏は、次のように説明します。

「管理部門での業務改善として販購在システムとSAP R3とのデータ連携にDataSpider Servistaをすでに利用していたので配送業務の改善にも、このソフトが活用できるのではないかと判断したのです」(荒賀氏)

新しい配送システムの開発はNSDが担当。安定稼働している販購在システムには手を付けないという大前提のもと、2012年4月からプロジェクトがスタート。約7ヶ月の開発期間をへて、2012年11月、新しい配送システムが無事稼働を開始しました。

Excelの出荷指示書をDataSpider Servistaが受け取って処理し、販購在システムに自動入力

新しい配送システムでは、拠点の営業担当者からメールの添付ファイルとして送られてきた出荷指示書(Excelファイル)を自動チェックし、問題がなければ、販購在システムに自動入力します。入力に問題があれば、営業担当者に自動的に送り返し、再入力を促します。「新しい配送システムの効果は絶大だった」と、管理部部長 横井国義氏は次のように語ります。

「入力負荷が軽減されたのはもちろんですが、これまで現場に張り付いていた配送管理者が、お客様先を訪問して配送に関する情報を引き出したり、アドバイスしたりと、上流業務により多くの時間を割けるようになりました」(横井氏)

また、大伸社が扱う印刷物は、大量生産される工業製品とは異なり、すべてのアイテムが特注品であるため、印刷物によって出荷形態も異なれば、お客様からの出荷指示もさまざまで、出荷先の形態も多岐にわたります。このため、従来はシステムを介さず手作業で対応していましたが、今では、条件さえ整えば、1,000件以上の出荷データでも瞬時に基幹システムへの投入が完了するようになりました。

再発見されたDataSpider Servistaによるさらなる業務効率化に期待

ただし、イレギュラー対応など、お客様のニーズにきめ細かく対応するためには、どうしてもマンパワーに頼らなくてはならない部分があり、そこは長年培ったノウハウできめ細やかな対応を行っています。とはいえ、全体で見ると、業務量を大幅に削減することに成功したため、「削減できたマンパワーを、配送課の仕事の幅を広げることに振り向けていきたい」と湊氏は意気込みます。

Excelが入力のフロントであるため、さまざまな機能が利用できて、安心感につながったと、データ入力を担当する配送課係長中村育子氏は次のように説明します。

「いつも使っているExcelを入力のフロントとして活用できたことが安心感を生み、システムのスムーズな導入につながったと思います。これも、フロントを自由に設計できるDataSpider Servistaのメリットだと思います」(中村氏)

今回のプロジェクトにより、配送業務の大幅な省力化に成功した同社では、DataSpider Servistaの他業務への活用も検討されています。管理部 長峰和子氏は、次のように説明します。

「営業や生産の現場では、まだまだ紙に頼っている業務が少なくありません。そうした業務でDataSpider Servistaを活用できれば、今回と同様の効果が期待できると思います。ぜひ検討したいと考えています」(長峰氏)

大伸社にとって、DataSpider Servistaは社内で使われていた既知のツールでした。しかし、今回のプロジェクトによって、DataSpider Servistaが再発見されたと言えるのではないでしょうか。再発見されたDataSpider Servistaは、同社のさらなる業務効率化に、今後も活躍することになりそうです。

取材日 2013年9月
記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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    株式会社NSD

    【関東地区】
    公共・通信事業部
    公共・通信システム営業部
    【関西地区】
    産業事業本部 第二事業部 システム5部
    http://www.nsd.co.jp/
    DataSpider Servistaの販売・開発およびThunderbusの販売
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    • Thunderbus

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