自社の事情にあわせた契約書・契約内容のチェックを行う業務フロー

プロセスフロー：契約内容の法務チェック

契約書・契約内容のチェックを行う業務フローです。社内の法務担当が主体となってチェックを行い、必要な場合には弁護士に相談します。

確認の依頼

契約書・契約内容のチェックが必要になった人はプロセスを開始し、チェックをして欲しい契約書案を登録します（1.契約書案提出）。

上司による確認

契約書案の登録時に上司によるチェックがリクエストされていた場合には、上司による内容チェックが行われます（2.承認）。

法務担当による確認

チェックが依頼され、必要に応じて上司によるチェックがなされると、法務担当にタスクが割り当てられ、チェックが行われます（3.判断＆コメント）。

確認の結果「OK」であれば、申請者に完了確認のタスクが割り当てられ（5.完了確認）、確認後、プロセスは終了します。

申請者に再度内容を確認修正してほしいと判断された場合には、申請者に確認と修正を行うタスクが割り当てられ（4.確認対応）、対応がなされると再度法務担当によるチェックに戻ります（3.判断＆コメント）。

弁護士による確認が必要と判断された場合には、弁護士にチェック作業が依頼されます（4.確認対応）。

プロセスフロー：契約内容の法務チェック（完了を早くする）

申請者による確認と弁護士による確認が並行して行われるようにして、確認作業の完了を早めた業務フローです。

確認が並行して行えるように

法務担当による確認（3.判断＆コメント）の後、申請者による確認と修正（4.確認対応）と弁護士によるチェック（4.確認対応）が、必要な場合には並行して実施できるよう修正されています。

まとめ

組織にあわせた業務フロー

契約書はビジネスにつきものです。契約書を作るにあたっては内容のチェックが必要になりますが、どのようなチェックが必要になるかは組織によってまちまちです。

例えば、契約書は雛形通りのものが多いのか、そうでないのか。数はどれくらいあるのか。社内にしっかりとした法務担当者が居るのか、社外の弁護士にお任せしているのか。これら社内の状況によって、あるべき業務の姿は変わってきます。

ここでは、社内に法務担当者がきちんと居るが、必要な場合は顧問弁護士に確認をお願いする必要がある状況で、法務担当者が中心となって確認作業を効率よく進められるように業務が作られています。一方で、上司によるチェックについては、申請者が必要だと判断した場合には上司に目を通してもらうだけで十分。ここでは、そのような個別の事情が作りこまれています。

また、BPM上に業務を作り込めば、いつ誰がどのような申請を行ってどのような判断を行ったのか、システム上に記録されて検索できるようになります。また、各担当者によるやり取りも「掲示板型」のコメント機能により内容がしっかり残ります。契約書に関する知見が蓄積されて再利用できるようになるだけでなく、契約に関する内部統制面での改善も見込むことができます。

必要に応じて迅速かつ柔軟に業務を変える

あるべき業務の姿は状況の変化によって変わることがあります。また、業務を実際に運用してみてはじめて改善すべきことが見つかることもあります。

二つ目の業務フローでは、申請者によるチェックと弁護士によるチェックを並列で行えるように修正がなされています。二つのチェックを並行で行うと業務が混乱する恐れはありますが、チェック完了までの時間は短縮できます。

つまり、業務が混乱する可能性よりも、契約書を早く出せることを優先したい、ビジネス上のニーズを業務フローに作り込んだものと言えます。

自社開発のシステムやパッケージソフトウェアの機能を使ってこのような業務フローを実現していた場合、業務を変えたくてもIT側の変更に時間と予算がかかったり、そもそも自社のニーズをしっかり反映させることができない場合もあります。

BPMならばGUI上で業務フローを作り込むことができますから、現場主導で迅速かつ柔軟に業務を変えてゆくことができます。他にも変えるべきことがあれば、業務を進化させてゆくことができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
顧問弁護士だって、ワークフローの「中の人」だ を元にしております。