有給休暇の取得申請業務をBPM化し、さらに有給残日数も自動通知する

有給休暇の取得申請業務をBPM化した例です。有給休暇取得の申請処理をBPM化し、さらに労務管理の担当者に申請内容が通知されるようにし、有給休暇取得者の残日数も自動で通知されるようにしています。

このプロセスは社員なら誰でも開始できます。有給休暇を取りたい人はプロセスを開始、有給休暇の取得申請を行います。

有給休暇の取得申請が行われると、BPMが自動的に申請者の上司に対し申請内容の確認作業を割り当てます。内容を確認してOKなら申請は受理、OKではないなら申請者による再度の入力が割り当てられます。

有給休暇の申請処理が完了すると、労務管理の担当者に申請内容および取得者の有給休暇の残日数が通知されます。労務管理の担当者が事務手続きを完了すると、申請者に申請処理の完了（および有給休暇の残日数）が通知されます。

申請処理の完了確認をBPM上で行う場合、タスクを確認し完了ボタンを押すだけの作業が必要になります。BPM上で処理するタスクの量を減らしたいと考えたので、メールで完了通知を送信することにしましょう。

申請完了の通知方法を変更したプロセスフローは以下のようになります。

まとめ

BPMは簡単なところから取り組むことができ、現場ですぐに役に立てることができます。申請を行うと自動的に上司に承認作業が割り当てられる、ごく簡単な申請処理のプロセスフローを作るだけでも業務は効率化できます。

利用しながら業務の改善を進めることも出来ます。最初にシンプルな承認フローを作成し、労務管理の担当者の処理をプロセスフローに追加する、有給の残日数を確認できるよう機能追加する、メールだけで完了確認できるようにする、など取り組めるところから業務を改善することができます。

このように、BPMは簡単なところから取り組むことができ、業務改善も簡単なところから取り組むことができます。

ダウンロード＆インポートで、記事で紹介したプロセスフローをすぐに利用できます。