組織間業務のBPM化：組織間の見積受注業務

プロセスフロー：組織間の見積受注業務

企業間での見積依頼と見積書作成、および見積に基づいた発注業務と受注業務をBPM化したものです。

見積依頼と見積作成

プロセスは顧客がBPM上で見積依頼（1. 見積依頼）を出すことで開始します。見積依頼が出されると営業に見積回答予定を入力するタスクが自動的に割り当てられます（2. 見積回答予定入力）、その後営業は見積書を作成します（3. 見積書作成）。

リーダによる見積書の承認

見積書の入力内容はBPMにより自動チェックされ、リーダによる承認が必要な場合には自動的にリーダに見積内容を確認し承認するタスクが割り当てられます（4. 見積書承認）。確認の結果、内容に問題がなければ見積書は顧客に送付されます。問題があれば再度営業に戻されます。

顧客企業による見積書の確認

見積もり作業が完了すると、BPM上でタスクが割り当てられる形で見積書が顧客に送付されます。顧客は見積内容の修正依頼をするかどうか、また発注をするかどうか判断します（5. 見積書内容の発注）。

発注しない場合はそこでプロセスは終了します。見積を修正してほしい場合は、営業に見積書を修正するタスクが割り当てられます（6. 修正対応）。営業が見積の修正を行った後、見積承認が必要な条件を満たす場合には承認作業がリーダに割り当てられます（7. 修正承認）。

顧客企業による発注と受注確認

顧客企業が発注した場合は、営業に受注内容を確認するタスクが割り当てられます（8.受注確認）。営業はBPM上で注文の内容を確認することができます。

プロセスフロー：業務フローを簡略化する

ここまで紹介してきたプロセスでは、見積書の新規作成時と修正依頼時の承認プロセスが、ほぼ同様の業務内容でありながら二か所に別々に記述されていました。そこで今後は、リーダによる承認プロセスを一つにまとめて業務プロセスを簡略化したものが上記になります。

見てすぐわかるとおりシンプルになって理解しやすくなり、承認プロセスを変更する際にも一か所を変更すれば済むため保守性も良くなりました。このようにBPMではプロセスの改良を繰り返すことで業務改善を進めることができます。

しかし、この変更には短所もあります。見積書の新規作成フローと見積書の修正依頼のフローが統合されたため、BPM上で業務の処理状況を確認する際に、例えばタスクの滞留状況を確認する場合、各タスクが新規作成で滞留しているのか、修正依頼で滞留しているのか区別が難しくなっています。

まとめ

業務プロセス管理（BPM）では、企業内での業務が取り組みの対象になることが多いのではないかと思います。たしかに、企業間の業務プロセスは組織をまたぐため、合意獲得などBPM化の取り組みはより難しくなります。

しかし一方で、企業間の業務にはBPM化により成果が出やすい特徴もあります。まず、企業間でのやり取りのため、各社の業務と役割分担や責任範囲について明確になっている傾向があります。また、文書（メール／FAX／郵送）の組織間でのやり取りや保存の手間など業務に手間がかかっていることが多く、BPM化による改善効果が得られやすい傾向もあります。

企業間の業務であっても、頻繁に取引をする得意先との業務であれば、BPM導入に向けて合意を得やすく導入後の改善効果も得やすいはずです。BPMに取り組むにあたって、企業内での業務だけでなく、お得意様との組織間業務のBPM化もぜひ検討してみてください。

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