プロセスフロー：案件発生から受注/失注まで、営業情報を管理・共有する
案件の発生から見積の作成、受注失注までの営業活動を管理し、営業情報を共有するシンプルなプロセスです。
案件の発生
プロセスは営業担当が案件発生を受けて手動で開始する場合と、外部からシステムによって自動開始され営業にタスクが割り当てられる場合があります。
いずれの場合も担当営業が発生した案件の情報を入力し（1. 案件発生報告）、入力後は受注・失注に至るまでこのプロセスで営業案件と営業情報が管理されます。
案件情報の共有と営業リーダによる助言
案件が登録されると二つのフローが並行実行されます。
まず、案件が発生したことが電子メールで自動通知されて情報共有がなされます。そして、営業リーダにこの案件についてアドバイスをするタスクが割り当てられます（1a. 助言や戦略の指示）。
営業リーダは案件にどのように取り組んだらよいかアドバイスを行うと、二つのフローのうちの一つは終了します。
商談と見積もり
案件が登録されると、引き続いて営業担当に見積もりや顧客との商談など営業活動を記録するタスクが割り当てられます（2. 見積もり提出や往訪の記録）。担当営業は営業の状況を逐次ここに入力し、報告と共有をします。
営業がここで案件の状況は「商談中」と報告している間は、入力がなされるたびに案件の進捗状況が電子メールで共有され、そして再度、案件の状況を報告するようタスクが割り当てられます（2. 見積もり提出や往訪の記録）。
またここでは、DataSpider BPMの機能、「掲示板型」をうまく使って時系列での情報やコメントの蓄積もできます。
受注ないしは失注
担当営業が案件の状況を「受注」と入力した場合は営業メンバ全員に受注報告が電子メールで通知され、「失注」と入力した場合は営業リーダに失注報告が電子メールで通知され、プロセスは終了します。
まとめ
案件が発生したらシステムに登録してもらう、何かあったら逐次入力してもらう、という作りが基本になっている、「シンプルかつ必要十分」に営業情報を管理・共有するシステムです。
シンプルかつ必要十分
営業管理システムを導入したが現場が使ってくれない、という悩みは良くあるのではないでしょうか。機能が複雑で面倒だから、操作に手間がかかるから・・現場に日々しっかりと使ってもらうためには、簡単で使いやすいシステムであることが望まれます。
このシステムでは、「案件が発生したら登録してください」と「何かあったらこの画面で情報を入れてください」の画面だけのシンプルな作りです。さらにはモバイルからも入力画面を利用できるので、場所を選ばずに入力や確認を済ませることも出来ます。
一方で、シンプルな仕組みで営業管理をする場合、例えばExcelを用いている場合には機能不足に陥りがちです。その結果、足りない機能を人が手間をかけて補うことにもなりがちです。何かあるたびにあちこちにメールで情報共有をしなければならず面倒だったりすることも、良くあることだと思います。
このシステムでは、何かあったら案件の状況を関連部署に電子メールで自動共有する仕組みが作り込まれており、営業リーダに必ず案件にアドバイスをしてもらう仕組みも作り込まれています。さらには、失注時と受注時にメールでの情報共有の相手を変えられる作りになっています。
つまり、シンプルに実現するけれども、実際に「その現場で必要なこと」が要所を押さえて作り込まれているシステムとなっています。
さらに、プロセスはブラウザ画面上のGUI上で簡単・迅速に修正できますから、実際に業務を回しながら、現場主導で実際のニーズを踏まえた改良を続けることができます。必要に応じて機能追加をしたり、逆に機能を整理したりすることで使いやすくすることもできます。
活用の可能性
シンプルであること、営業担当にまず日々気持ちよく使ってもらうことを重視したシステムですが、日々きちんと使ってもらえるようになると、それだけで様々なことが可能になってきます。
BPM上での活動はリアルタイムで「見える化」しますから、現在進行中の案件はどうなっているのか確認して、アドバイスをしたり、滞留しているタスクが無いか確認したり、さらにはプロセス自体の問題点や組織として対応すべき問題を見つけて早期に対策をとることも出来るようになります。
また、日々使われてデータが蓄積されると、システム上で結果を検索して調べることができます。例えば、過去のデータから「会社規模」や「業種」で検索して受注・失注の傾向の分析もできるようになるでしょう。
機能をさらに作り込んで本格的なシステムに育てることも出来ます。
管理部門をワークフローに参加させて請求処理を一連の流れの中で処理する、生産部門のシステムに案件データを連携させて生産計画に自動的に反映させるような、本格的な業務システムへの作り込みも可能です。
自社にぴったりとあった「シンプルかつ必要十分」なシステムを作り、現場主導でシステムを改良し育ててゆくことができる。既存の業務パッケージをうまく活用できずに困っているのでしたら、ぜひBPMで業務システムを作って育ててみてください。
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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
シンプルなビジネス・プロセスで営業情報を共有しよう を元にしております。
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