プロセスフロー：見積書作成業務
見積依頼をメールで受けて対応する、見積書作成業務をワークフローにしたものです。
見積依頼の到着と承認過程
メールで見積依頼が届くと、自動的にBPM上で営業にタスクが割り当てられます。営業は見積もり内容と見積依頼に対応するかしないかを判断して入力します。
見積依頼に対応する場合には、自動的に営業リーダに見積内容を承認するタスクが割り当てられます。営業リーダが却下の判断をした場合、タスクは再度営業に戻されます。
見積書の自動生成と自動送信
営業リーダが見積もり内容を承認すると、PDFで見積書が自動作成されます。
見積書が自動送信されるよう設定されている場合、見積書は自動作成後すぐにメールで自動送信されます。自動送信しない場合も、見積書が作成されるとすぐに担当営業に見積書の送付をするタスクが割り当てられます。
まとめ
このようにBPMは業務の自動化や、業務の効率化・高速化を実現できます。
メールで届いた見積依頼を営業が入力するだけで営業リーダに承認依頼がなされますし、承認するとすぐにPDFで見積書が自動生成されます。自動送信する設定の場合には、営業リーダが承認ボタンを押すだけで見積書の送付作業まで完了します。
紙での事務処理なら承認を経て見積書を出すまでに時間も手間もかかります。未処理のものは残っていないか、これまでの見積書の処理状況はどうだったかなど、状況の確認も容易ではありません。
BPMなら、あっという間に処理を完了でき、入力などの作業も最小限で済みます。残タスクの状況やこれまでの処理の履歴もシステム上で簡単に確認できます。
さらには業務の全自動化も実現できます。例えば、特定の条件を満たす依頼の場合には、メールで受け付けた見積もり依頼から全自動で見積書を生成して送付するように設定し、作業の手間そのものを無くしてしまうこともできます。
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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
見積書作成ワークフローの完全自動化 を元にしております。
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