プロセスフロー：社外への提案依頼をする業務のプロセスフロー
社外への提案依頼をする業務のプロセスフローです。
販促用のノベルティを作成していますが、何を作るかの提案も、制作作業も社外にお願いしているため、社外とのやり取りが多く発生します。そのような業務をうまく管理します。
提案依頼
まず最初にマーケティング部の担当者が、制作する販促ノベルティの数量やテーマなどの要望を入力し、プロセスを開始します（1. 要望設定）。
提案要望はすぐにノベルティ制作会社各社に提示され、オープンなコンペティション形式で各社から質問を受け付けながら提案をもらいます（2. 質問／提案）。マーケティング部の担当者は、各社からの質問に対応しつつ、提案が揃ったところで受け付けを締め切ります（2x. 質問対応/締切）。
最終提案と見積もりの依頼
各社の提案から一次選定を行い、三社に対し最終提案と見積もりの依頼を行います（3. 一次選定）。それに対し三社は最終提案および見積もりを行います（4a. 最終提案見積もり、4b. 最終提案見積もり、4c. 最終提案見積もり）。
最終選定と発注
三社から、発注先を決定します（6. 最終選定）。決定内容はマーケティング部のリーダが確認し承認するか判断をします（7. 承認）。承認しない場合は再度最終選定をやり直す、あるいは一次選定から再度やり直します。
承認後、制作会社へ発注をします（8. 発注）。その後、制作されて納品があり（9. 制作納品）、納品されたノベルティを検収し（10. 検収）、プロセスは終了となります。
まとめ
業務によっては、社内で案を考えるより、社外のプロに要望を伝えて提案を頂いた方が良い結果が期待できる場合があります。しかし、社外にお願いする場合、社外との様々なやり取りが必要となり、その管理に余計な時間や手間を取られる心配もあります。
BPM上で業務を管理すれば、担当者が要望を入力してプロセスをスタートすれば、その後の制作会社とのやり取りの管理を自動化することもできます。担当者は質問への対応、頂いた案からどれを選ぶかなど、人が本当にやらなければならない作業に集中できます。
さらに、依頼から制作までの経緯がシステム内に記録されるため、作業が現在どうなっているかすぐ把握でき、さらに過去どうだったかも容易に参照できることから、担当者間で委託や選定のノウハウも共有しやすくなります。
社外に業務の一部を頼んだ方が良い仕事が期待できる、しかし社外とのやり取りの手間がかかるので、メリットがあるかどうかわからない。そう思える取り組みがあれば、一度BPMの活用を検討してみてください。
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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
専門会社に提案を要求するワークフロー を元にしております。
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