プロセスフロー：毎日の「日報」を自動化
毎日の「日報」の作業をBPM化したものです。
このような解りやすく簡単な業務をBPM化するところから着手すれば、BPMの導入をスムーズに進めることができます。
BPMは難しいという印象もあるかもしれません。見て理解はし易いが、実際書いてみると思ったよりも難しいし、書くために必要な業務の理解も難しい。
最初から本格的なプロセスフロー作成に取り組むとそう思われるかもしれません。しかし、日常的に行っているわかりやすい業務が対象なら、書くことも理解することも難しくありません。
しかも、日々の業務ですぐに活用できるため成果もすぐ得られます。また、毎日続けて利用しやすいことからBPM化の取り組み自体も定着させやすくなります。
「日報を書かなきゃ」をシステムが自動で管理
日報を書くプロセスは、手動でも自動でも開始できるようになっています。
まずタイマー実行で自動的に毎日一回新しいタスクが発生します。締切も自動的にその日の23時59分に設定されるため、人が管理しなくても毎日の日報作成が促されます。
日報を管理する上司の業務も改善
日報を書かせる側の作業も効率化します。自動的に上司にコメントを求めるタスクが発生するので、タスク一覧を見れば、部下の日報への対応残が一目瞭然になります。部下だけでなく上司も日報管理の煩わしさから解放されます。
日報の内容修正がきちんとできる
日報の内容が良くないので書き直させたい。しかし、書き直させることも、さらに内容修正を依頼した日報の管理も、なかなか手間のかかる作業です。
しかしBPMならば、このあたりの管理はシステムがしっかりとやってくれます。上司は内容チェック時に内容修正が必要かどうかを判断するだけで、部下への書き直しの依頼も、内容修正依頼の管理も、システムが行ってくれます。
まとめ
BPM化に取り組む場合、最初から本格的なやり方で難しいことに取り組む必要はありません。まず日常業務をBPM化するところからでも取り掛かることができます。
日報のようにごく簡単な業務でも、BPM化するとこんなにいろいろなメリットがあります。導入しやすく、メリットがすぐわかり、毎日使い続けられる。まずは簡単なところからでもBPMを始めてみましょう。
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