業務の流れがどうなっているか解っていないのでプロセスフローを作れない、だからBPMの導入は難しい、BPMにはそういうイメージがあるかもしれません。
しかし「汎用プロセスフロー」を用いれば、業務の流れがどうなっているか解っていなくても、まずBPMの導入と活用ができます。また、決まったプロセスフローに載せられない不定型な業務もBPMで取り扱うことができます。
- 業務の流れが解っていなくてもBPMを導入・活用できる
- BPMの導入によって業務の実態を「見える化」し、業務の改善や本格的なBPM導入の足掛かりにできる
汎用プロセスフロー：業務の依頼状況を「見える化」する
このプロセスフローは、「AさんからBさんに何か作業を依頼する」という基本的な業務の流れをプロセスフローにしたものです。Bさんへの依頼だけでなく、さらに別の人への再依頼も考慮されており、依頼の連鎖も取り扱うことができます。
作業実施者にとってのメリット
作業依頼をする際に、このプロセスフローを利用するようにすれば、自分のすべきことや自分の依頼したことについて状況が整理され解りやすくなります。
自分が依頼した作業は誰のところでどうなっているか、自分に依頼された作業は何が残っているか、また、再依頼された作業はこれまでどういう経緯を経て自分のところに来たのか、そのようなことをBPM上ですぐに確認できるようになります。
また、依頼した作業が再依頼された場合など、状況に変化があればメールで通知されるので、依頼者側が今どうなっているか自分で確認する必要もなくなります。
業務
このプロセスフローは業務がどうなっているか解っていなくても導入できるため、導入が容易です。また、不定形の業務でもBPM上にとりあえず記録を残すことが出来るようになります。
導入後は、依頼開始から作業完了まで、誰から誰にどんな内容の作業依頼が行われたか、業務の流れがシステム上の記録として残ります。その結果、業務の現状が「見える化」されます。
まとめ
汎用プロセスフローを用いることで、まずBPMを導入し、そのメリットを受けつつ業務の実態がどうなっているかを理解・分析することができます。BPMを導入したいけれど業務を書き出せないので導入が出来ていない、そんな場合には汎用プロセスフローでのBPM導入も選択肢です。
また、BPMは導入したものの不定形な業務やその他業務は従来のままになっていませんか。そのような場合にも汎用プロセスフローは選択肢になります。「見える化」することで、問題点を見つけて業務改善を行ったり、しっかりしたプロセスフローを作るなど本格的なBPM導入につなげることも出来ます。
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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
ちょっとした依頼にも使える汎用作業依頼 を元にしております。
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